Pelantikan dan Upgreading OSIS MTs Bandar Alim Jungpasir TP. 2012/2013

Setelah diadakan pemilihan calon Ketua OSIS MTs Bandar Alim Jungpasir, pada Senin 15 Oktober 2012. langsung dilaksanakan upacara pelantikan pengurus baru yaitu pada Hari Kamis tanggal 18 Oktober 2012 dilanjutkan pelatihan kader dasar (LKD)

pelantikan pengurus baru oleh kepala Madrasah berjalan dengan hidmat, sedang Pelatihan dasar kepemimpinan dan Pelantikan OSIS MTs Bandar Alim: bertema MEMBENTUK SISWA BERKARAKTER

dengan Materi :
1. Kontrak Belajar, Ice Breaking n Review : Minan Raden Fatah
2. Etika dan Tata Krama : K. S'adun Wanuri, S.Pd.I
3. Administrasi dan Kesekretariatan : Aba Aulia
4. Leadership : Gus Sabiq Khoeron
5. Keorganisasian : Fuad Maksuf
6. Teknik Pembuatan proposal : Mftah Pambudi
7. Tehnik Berdikusi : Sidin Andin Janoko

    Suasana Pelantikan

 

Materi

ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN

Disampaikan oleh : Hafidhin pada acara Upgreading OSIS MTs Bandar Alim 18 Oktober 2012

I. PENDAHULUAN.

يَا أَيُّهَا الَّذِينَ آمَنُواْ إِذَا تَدَايَنتُم بِدَيْنٍ إِلَى أَجَلٍ مُّسَمًّى فَاكْتُبُوهُ وَلْيَكْتُب بَّيْنَكُمْ كَاتِبٌ بِالْعَدْلِ ﴿ البقرة ٢٨٢﴾

Hai orang-orang yang beriman, apabila kamu bermu`amalah tidak secara tunai untuk waktu yang ditentukan, hendaklah kamu menuliskannya. Dan hendaklah seorang penulis di antara kamu menuliskannya dengan benar. ( al-Baqoroh : 282. )

II. ADMINISTRASI

Tiga hal  penting yang berkaitan dengan fungsi administrasi, yaitu :

1.         Administrasi merupakan pekerjaan dalam rangka pengumpulan data sebagai dokumentasi tertulis bagi suatu organisai atau kerjasama yang lain dalam segala hal, dan termasuk di dalamnya notulen rapat, pendataan peserta/anggota, tata tertib, hak dan kewajiban peserta termasuk dalam bidang pekerjaan sebagaimana maksud dari ayat al qur’an diatas.

2.        Administrasi adalah kegiatan keskretariasan atau di sebut juga dengan tata usaha Tulis menulis (rencana program, strategi pelaksanaan program, sampai evaluasi) Surat menyurat, Kegiatan kearsipan dan agenda, Pemilikan dan pemeliharaan buku induk organisasi, pengiriman dan penerimaan surat; dan data-data lain yang berkaitan langsung dengan kegiatan ini.

3.        Administrasi merupakan fungsi pelaporan dan pertanggung jawaban. Sebuah organisasi atau kerja sama dianggap sukses apabila seluruh kegiatan dapat didokumentasikan dan termasuk pencatatan kegiatan keungan keluar masuk, yang tentunya akan dipertanyakan kepada seluruh anggota atau peserta kerja sama pada akhir kegiatan.

Sedangkan secara sempit administrasi diartikan sebagai kegiatan tata usaha, kegitan catat mencatat/tulis–menulis atau pekerjaan sekertaris, yaitu keseluruhan kegiatan mencatat segala kejadian bagi pimpinan managemen organisasi..

III.  KESEKRETARIATAN

Kesekretariatan disebut juga kegiatan tata usaha. seperti diatas, bahwa tata usaha merupakan bagian pengertian sempit administrasi dan merupakan bagian yang cukup menunjang tercapainya tujuan administrasi. Dengan kata lain, kegiatan tata usaha atau kesekretariatan merupakan suatu bagian dari kegiatan administrasi. Berikut ini disampaikan hal-hal yang berhubungan dengan keadministrasian dan kesekretariatan antara lain :

1) Surat Menyurat

Di antara kegiatan Tata Usaha yang paling menonjol adalah kegiatan surat menyurat (korespondensi). Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Hubungan yang terjadi antara pihakpihak tersebut disebut kegiatan surat menyurat atau korespondensi.

Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai:

a)       Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan buah pikiran/gagasan.

b)      Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian.

c)       Alat untuk mengingat, misalnya surat yang diarsipkan.

d)       Bukti sejarah, misalnya surat-surat yang bersejarah.

e)       Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah.

2). Arsip

Kegiatan Kearsipan terdiri atas pengelolaan arsip itu sendiri dan agenda. Arsip adalah suatu tempat penyimpanan dan pengolahan data-data tertulis, seperti surat-surat dan dokumendokumen. Arsip berarti pula dokumen tertulis yang berasal dari komunikasi tertulis (Surat, akta, dan sebagainya) yang dikeluarkan instansi resmi, yang disimpan dan diperlihara ditempat khusus untuk referensi. Orang (ahli) yang bias mengurus bagian penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat disebut arsiper. Arsip memiliki kegunaan sebagai berikut :

1.         (seolah-olah) sebagai suatu pusat ingatan dari organisasi dalam memulihkan keterangan bila diperlukan.

2.        Sebagai sarana pembuktian dalam peristiwa hokum,

3.        Arsip mempunyai nilai sejarah yang menggambarkan peristiwa-peristiwa lampau.

4.        Arsip memberikan jasa dalam kemajuan dan perkembangan dunia keilmuan, dll.

3) Agenda

Buku agenda, adalah buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun (periode) yang berfungsi untuk mencatat surat-surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Orang yang bertugas mencatat surat masuk dan keluar (mengagendakan surat) disebut agendaris. Buku agenda, dapat dibagi atas 2 (dua) macam, yaitu :

a)       Agenda Tunggal, yaitu agenda yang menggunakan satu buku. Lembaran sebelah kiri untuk surat masuk dan sebelah kanan untuk surat keluar.

b)      Agenda ganda, yaitu agenda yang terdiri dari 2 (dua). Satu buku khusus untuk mencatat surat masuk, dan yang satunya lagi khusus untuk mencatat surat keluar.

Contoh format buku agenda surat masuk : 

No Tanggal		Surat		Terima Dari	Isi Surat	Keterangan
		Nomor	Tanggal

Contoh format buku agenda surat keluar :

No Tanggal		Tanggal	Alamat Tujuan	Isi Surat	Keterangan
Urut	Surat

4). Ekspedisi

Ekspedisi adalah kegiatan mengurus (mengirim/mengantarkan) surat atau barang. Orang yang bertugas untuk mengirim/mengantar surat-surat atau barangn-barang disebut ekspeditur atau kurir. Untuk memudahkan surat-surat, sebuah organisasi memerlukn buku ekspedisi. Buku ini sangat penting sebagai alat bukti bahwa surat yang dibuat telah dikirim dan diterima oleh alamat tujuan surat tersebut. Berikut ini contoh format buku ekspedisi. 

Nomor	Tgl Mengirim	Surat		Jumlah		Isi Surat	Alamat Tujuan	Paraf
		Tgl	Nomor	Surat	Lamp

5). Buku Induk dan Agenda Kegiatan

Buku induk merupakan buku-buku yang memuat data-data identitas pengurus/anggota organisasi yang bersangkutan. Buku ini berisi data-data atau identitas baik pengurus maupun anggota organisasi. Fungsi dari buku ini adalah untuk menginventarisasi data seluruh personal pengurus dan anggota organisasi lengkap dengan identitasnya. Contoh format buku induk berikut : 

Nomor		Nama	Tempat/Tgl Lahir	Alamat	Jabatan	Ket.
Urut	Induk

Buku agenda kegiatan merupakan buku yang berisi data-datarangkaian kegiatan organisasi selama periode tertentu. Buku ini digunakan setiap organisasi, jawatan, instansi, dan badan badan yang berguna bagi kelengkapan administrasi dan laporan-laporan. Contoh format buku agenda kegiatan : 

Nomor	Hari	Jenis kegiatan	Peserta	Tujuan Kegiatan	Lain-lain	Ket.

Keterangan :*) dapat diisi dengan format lain sesuai dengan kebutuhan.

6). Pelaporan/Surat Pertanggung Jawaban

Dalam pelaporan yang paling perlu dilaporkan adalah rangkaian kegiatan dan pelaporan keuangan, dalam sebuah organisasi setiap permasalahan keuangan meliputi keuangan masuk ( dari mana uang itu berasal ) dan keuangan keluar ( uang dipergunakan ), semua harus dicatat. Keuangan masuk dan keluar harus balancing ( seimbang ) atau antara pemasukan dan pengluaran harus sama. Jika pengluaran lebih sedikit dari pemasukan atau sebaliknya maka ada saldo debet atau minus. Ada banyak model form laporan, contohnya :

Masuk                                                                                                                                         Keluar

No	Tanggal	Uraian Masuk	Jumlah	No	Tanggal	Uraian Keluar	Jumlah
						Saldo
Jumlah				Jumlah

IV. PE N U T U P

Administrasi dan kesekretariatan bukan merupakan bagian disiplin ilmu eksakta. Ini berarti bahwa teori tentang kedua topik tersebut adalah terus mengalami perubahan, pergeseran dan penambahan-penambahan sesuai dengan perkembangan kebutuhan organisasi. Perkembangan kebutuhan organisasi tidak terlepas dari usaha untuk lebih memperbaiki citra organisasi tersebut. Oleh karena itu inisiatif-inisiatif dengan ide-ide cerdas menjadi sangat penting, termasuk ide-ide dalam bidang administrasi dan kesekretariatan sebagai piranti penting dalam menjalankan roda organisasi. Semoga bermanfaat .

Wassalam,